Painéis de monitoramento - SEDGG

Contexto

O presente caso traz o contexto da unificação de 5 ministérios no Ministério da Economia - ME, quando foram criadas 7 Secretarias Especiais (SE) para coordenar um total de mais de 30 secretarias oriundas de cada ministério que foi extinto.

Uma das SEs criadas foi a Secretaria Especial de Desburocratização, Gestão e Governo Digital, SEDGG, que supervisiona 3 Secretarias do antigo Ministério do Planejamento: SGD: Secretaria de Governo Digital, SEGES: Secretaria de Gestão e SGP: Secretaria de Gestão e Desempenho de Pessoal.

Cada uma dessas secretarias tem entre 300 e 600 funcionários diretos e uma grande carteira de projetos. A chegada da pandemia no início de 2020 ocasionando a brusca mudança para o modelo de trabalho remoto exigiu a priorização de ações/projetos de combate aos efeitos do Covid-19 para a focalização de recursos e a clareza das entregas realizadas pela secretaria de forma que alinhasse a comunicação entre os gestores, bem como se prestasse contas à sociedade. Esse cenário trouxe a oportunidade para se propor inovações/experimentações no modelo de gestão dos projetos.

Problema

A SEDGG acompanhava cerca de 200 iniciativas semanalmente, consideradas projetos ou entregas e havia uma percepção clara de que, apesar dos esforços empreendidos, a rotina e as ferramentas estabelecidas não permitiam uma visão focalizada do secretário especial nas ações de maior impacto e consequentemente limitava o apoio estratégico às equipes para alavancar os projetos e entregas.

As consequências desse projeto eram longas reuniões, mais de 2h, fato que comprometia o tempo de atores estratégicos; informações desencontradas e confusas sobre os projetos, o que dificultava a tomada de decisão da alta gestão; a constante postergarção de prazos para a realização de entregas e a incerteza de gestores sobre quais ações deveriam ser priorizadas.

Iniciativa

Implantar uma metodologia simples e efetiva de priorização e gerenciamento das entregas dos projetos na Secretaria Especial de Desburocratização, Gestão e Governo Digital que sirva de exemplo para o Ministério da Economia e para todo o Governo Federal, com ênfase em demonstrar a importância de uma visão centralizada do governo, focada em indicadores de resultado e impacto. As entregas realizadas foram:

● Tabela-formulário de definição de entregas com base no projeto e indicador vinculado;

● Painel online de monitoramento das entregas com estatísticas de desempenho por secretaria (% conclusão, farol de fidelidade ao prazo; % de execução por indicador estratégico);

● Painel de consolidação das estatísticas de desempenho das secretarias em 2020;

● Reuniões de alinhamento com os stakeholders envolvidos com os projetos para sensibilização sobre a metodologia e compartilhamento de experiências;

● Guia metodológico para elaboração de entregas e orientação sobre rotina de monitoramento dos projetos.

Resultados

As secretarias subordinadas à SEDGG aderiram à nova metodologia de proposição e acompanhamento dos projetos baseada em entregas vinculadas a indicadores estratégicos, bem como o Secretário Especial adotou as rotinas propostas de monitoramento dos projetos.

● Já no primeiro ciclo da nova metodologia, foram priorizados 34 projetos das 200 iniciativas para acompanhamento do Secretário Especial, sendo a escolha baseada em critérios de prioridade estratégica, isto é, vinculados à 11 indicadores de resultados acompanhados no nível do ME;

● A reunião semanal de alinhamento entre secretários que durava mais de 2h passou a ser realizada em até 1h de duração, percorrendo-se as iniciativas das 3 secretarias com entregas em situação crítica, o acompanhamento da execução orçamentária, o alinhamento para respostas de demandas externas e a pauta de comunicação;

● O percentual de execução das entregas pactuadas em todos os ciclos foi superior à 70%;

● O atraso médio para conclusão das entregas pactuadas ficou em torno de 30 dias nos ciclos 2021, ou seja, normalmente as entregas são realizadas dentro do ciclo trimestral;

● Observou-se, pelos dados levantados, que os principais motivos que geravam repactuações de entregas eram: impasse na negociação com órgãos externos e decisões de ampliação ou melhoria do escopo da entrega.

Alavancas de institucionalização

Durante cada ciclo de execução, todo o processo foi monitorado e os dados disponibilizados no painel de entregas corrente, bem como os resultados compartilhados em reuniões com secretários e stakeholders.

Também foram feitas reuniões de debriefing com todos os envolvidos, Secretários, Secretários Adjuntos, Chefes de Gabinetes e Diretores, cerca de 30 pessoas ao final dos dois primeiros ciclos.

Após a implantação em 2020, a nova metodologia foi bem recebida pelas secretarias e conforme ficava claro o objetivo de otimizar recursos para potencializar resultados, as secretarias subordinadas resolveram adotar o modelo também para o monitoramento das iniciativas internas que ficaram sendo monitoradas no nível dos secretários finalísticos.

Responsável pela iniciativa

Bruno Bondarovsky

Ex-diretor de Programa da Secretaria de Desburocratização, Gestão e Governo Digital do Ministério da Economia

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